Las actas son un texto por medio del cual se formalizan las decisiones de máximos órganos sociales u órganos colegiados; (Junta de Socios, Asamblea General, Junta Directiva etc.) y estas dan prueba de todos hechos acaecidos en la reunión y además se deja constancia de todas las decisiones adoptadas en la misma.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 189 del código de comercio, “las decisiones de la junta de socios o de asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos para cada caso (…)”
Requisitos de las Actas:
Se podrá remitir en texto completo del acta o el extracto de la misma, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
Generales:
- Nombre completo de la sociedad.
- Nombre del órgano social que se reúne (ej. junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva, consejo de administración etc.).
- Tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria).
- Número del acta.
- Domicilio (ciudad), lugar, fecha y hora de la reunión.
Convocatoria:
En el acta se deberá dejar constancia de la información correspondiente de convocatoria para la reunión, convocatoria que deberá realizarse de acuerdo a lo determinado en los estatutos en cuanto a quien convoca, de qué forma y con qué antelación. Si en los estatutos de la sociedad no hay cláusulas al respecto o no son completas, la convocatoria deberá efectuarse de conformidad con la ley (Artículo 182 y 424 del Código de Comercio).
Se deberá indicar lo siguiente en el acta:
- ¿Quién realizó la convocatoria? Se debe mencionar la persona u órgano que realizó la convocatoria.
- Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los estatutos para notificar o citar a los asociados.
- Antelación. Se debe informar con cuántos días hábiles o comunes de anticipación se citó a la reunión, o la fecha en la que se realizó la citación a la reunión. Para calcular los días, no debe contarse el día de la citación a la reunión, ni el día dispuesto para su realización.
Los requisitos mencionados anteriormente, no necesitan ser agotados en el acta cuando se halle presente la totalidad de los socios, accionistas o de los miembros de junta, es decir el 100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe dejar constancia en el acta.
Quórum:
Es el mínimo de socios, accionistas o miembros de junta directiva que asistieron o que se hicieron representar, con los cuales se puede deliberar y decidir válidamente. Si concurren a través de apoderado, se expresará el nombre de éste, y si el socio, accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante.
Si se trata de una sociedad de personas (Sociedad colectiva, Sociedad limitada, Sociedad comandita simple) se deberá indicar la lista de los socios presentes y representados en la reunión. Lo mismo para las reuniones de órganos colegiados ( junta directiva), se deberá indicar la lista de los miembros presentes.
Para el caso de las sociedades por acciones (Sociedad anónima, Sociedad comandita por acciones, SAS) se deberá determinar el quórum con el número de acciones suscritas. Adicionalmente para el caso de la sociedad comandita por acciones, se deberá indicar la lista de los socios gestores presentes en la reunión.
Elección de presidente y secretario de la reunión:
En el acta se deberá indicar las personas que actúen o se designen como presidente y secretario de la reunión, quienes son los que darán fe de todos lo constatado en dicha acta. Se deberá indicar así mismo el número de votos con los que fueron elegidos.
Decisiones:
Indicar con cuántos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en la reunión, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos (ver instructivo de nombramientos o reformas).
Lectura y Aprobación del Acta:
Al finalizar la reunión, es conveniente hacer un receso para la elaboración de la respectiva acta con el fin de someterla a aprobación antes de que la reunión concluya. Se deberá dejar constancia en el acta de la lectura y aprobación del texto del acta por parte del órgano social que se reúne, o por todas las personas que integran la comisión designada para aprobar el acta.
Firma o Constancia de Firma del Presidente y Secretario de la reunión
El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la reunión, o tener la constancia de que el original que reposa en el libro de actas se encuentra firmado por estas personas.
Recomendaciones:
Las actas deberá ser numeradas cronológicamente y en forma continua de modo de que la primera reunión del año lleve el número siguiente al de la última reunión del año anterior. El original del acta deberá reposar en el libro de actas correspondiente de la sociedad.
La copia que se envíe a la Cámara de Comercio debe ser legible para garantizar su reproducción.
Por disposición del inciso segundo del artículo 42 de la ley 1429 de 2010, las actas de órganos sociales y de administración de las sociedades, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante de la respectiva persona jurídica, se presumen auténticas, por lo cual no se requiere presentación personal de las mismas.
Errores en las Actas (Artículo 131 y 132 del Decreto 2649 de 1993)
¿Cuál es el procedimiento en el caso que en el Acta se omitan datos exigidos por la Ley o el Contrato?
Quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir omisiones de datos exigidos por la ley o por el contrato. Sin embargo, cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por la comisión designada para el efecto.
¿Cuál es el procedimiento en el caso que en el Acta se hubieran presentado errores de transcripción?
Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. Se debe tener en cuenta que si el acta fue elevada a escritura pública y esta presenta errores, se deberá realizar la respectiva acta aclaratoria, la cual deberá ser elevada también a escritura pública.