De conformidad con el artículo 260 del código de comercio: “una sociedad será subordinada o controlada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas que serán su matriz o controlante, bien sea directamente, caso en el cual aquella se denominará filial o con el concurso o por intermedio de las subordinadas de la matriz, en cuyo caso será subsidiaria”.
Igualmente, el artículo 261 del citado ordenamiento prevé, que será subordinada cuando se encuentre en uno o más de los siguientes casos:
- Cuando más del cincuenta por ciento (50%) del capital pertenezca a la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de sus subordinadas, o de las subordinadas de estas. No se computarán las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto.
- Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente el derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o asamblea, o tenga el número de votos necesarios para elegir la mayoría de miembros de la junta directiva, si la hubiere.
- Cuando la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de las subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedad controlada o con sus socios, ejerza influencia dominante en las decisiones de los órganos de administración.
Habrá grupo empresarial cuando además del vínculo de subordinación, exista entre las entidades unidad de propósito y dirección.
La situación de control o grupo empresarial debe inscribirse en el registro mercantil que lleva la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio social de la sociedad controlante y de la sociedad subordinada (filial o subsidiaria) y sus sucursales.
El representante legal de la sociedad controlante informará la situación de control o grupo empresarial, mediante documento privado presentado personalmente ante juez, notario o en la Cámara de Comercio, que contendrá el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de la sociedad controlante, así como el presupuesto que dio lugar a la situación de control o de grupo empresarial respecto de cada una de las sociedades subordinadas. Dicho documento suscrito por el representante legal y con firma autenticada deberá presentarse para su inscripción en el registro mercantil correspondiente, dentro de los 30 días siguientes a la configuración de la situación de control. (Artículo 30 Ley 222 de 1995).
Modificación y Cancelación de Situaciones de Control y Grupos Empresariales
Cuando los presupuestos que dieron lugar a la situación de control o grupo empresarial entre dos o más sociedades, se modifiquen o desaparezcan, el representante legal de la sociedad controlante deberá informar tal situación enviando documento reconocido ante un juez, notario o con presentación personal ante la cámara de comercio.